Wat is boekhouden en wat moet je als ondernemer bijhouden?

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het vastleggen van alle geldstromen van je onderneming. Je noteert wat je verkoopt en inkoopt, wat klanten je nog moeten betalen en wat jij nog moet betalen. Bij elke boeking hoort een bewijsstuk, zoals een factuur, bonnetje of bankafschrift.

Boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Je administratie bevat alle gegevens van je bedrijf, ook contracten en je urenregistratie. Je boekhouding is het financiële deel: inkomsten, uitgaven en belastingen.

Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. Je gebruikt je boekhouding voor drie dingen:

• Btw-aangifte: je boekhouding laat zien hoeveel btw je over je omzet moet betalen en hoeveel btw je op je kosten terugvraagt. Lees hoe dat werkt in btw-aangifte doen.
• Aangifte inkomstenbelasting: je boekhouding bepaalt je winst.
• Inzicht in je bedrijf: je ziet wat je verdient, waar je geld naartoe gaat, welke klanten nog moeten betalen en hoeveel je opzij moet zetten voor belasting.

Je mag je administratie inrichten op een manier die past bij je onderneming. De Belastingdienst moet hem wel binnen een redelijke termijn kunnen controleren.

Wat moet je als ondernemer bijhouden?

Bewaar in elk geval:

• verstuurde en ontvangen facturen;
• bonnetjes van zakelijke uitgaven;
• bankafschriften van je zakelijke rekening;
• contracten, offertes en zakelijke afspraken;
• je urenregistratie;
• je reisadministratie, zoals zakelijke kilometers;
• je belastingaangiftes en post van de Belastingdienst.

Je uren zijn belangrijk voor de zelfstandigenaftrek. Daarvoor moet je aannemelijk maken dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt. Ook de tijd voor je administratie telt mee.

Boekhouden in de praktijk: een voorbeeld

Je bent ontwerper en verstuurt in een maand één factuur van € 1.000 plus 21% btw. Je koopt software voor € 100 plus 21% btw. In je boekhouding leg je dat zo vast:

Zo werk je dat bij:

1. Bewaar elk bewijsstuk direct. Maak met een tool als de factuurgenerator van Ombora je facturen en bewaar ontvangen bonnetjes meteen.
2. Koppel elke bankbetaling aan een factuur of bonnetje. Zo zie je welke klanten nog niet hebben betaald.
3. Werk je boekhouding regelmatig bij, bijvoorbeeld elke week. Dan staat alles klaar als je aangifte moet doen.

Wil je zien hoe je btw-bedragen uitrekent, lees dan btw berekenen.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

De basisgegevens van je administratie bewaar je zeven jaar. Dat zijn onder meer je grootboek, je in- en verkoopadministratie, je debiteuren- en crediteurenadministratie, je voorraad en je loonadministratie. Gegevens over onroerende zaken bewaar je tien jaar.

Facturen, bonnetjes en contracten mag je digitaal bewaren. Ze moeten goed leesbaar blijven en je mag de bestanden niet aanpassen.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Je mag je boekhouding zelf doen, bijvoorbeeld in Excel of met een boekhoudprogramma. Dat is goedkoper, maar kost tijd en de kans op fouten is groter. Een boekhouder of accountant kost geld, maar bespaart je tijd.

Ombora neemt je boekhouding volledig uit handen. Het verwerkt je facturen, bonnen en betalingen en laat je steeds zien wat er in je boekhouding gebeurt. Belangrijke beslissingen, zoals het indienen van je btw-aangifte, gebeuren pas na jouw akkoord.