Boekhouding bijhouden: een wekelijkse en maandelijkse checklist

Boekhouding bijhouden: elke week (15 minuten)

Kies een vast moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Loop dan dit lijstje af:

• Bonnetjes en inkoopfacturen opslaan. Zet alles van deze week op je vaste plek, ook facturen die je per mail kreeg.
• Facturen versturen. Factureer werk dat af is. Aan een Nederlandse zakelijke klant stuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering.
• Bankbetalingen koppelen. Zoek bij elke betaling de factuur of het bonnetje dat erbij hoort.
• Privébetalingen markeren. Betaalde je iets privé van je zakelijke rekening, of andersom, boek het dan als privéopname of privéstorting.
• Uren bijwerken. Vul je urenoverzicht aan voor de afgelopen week.

Hoe je een factuur of bonnetje precies verwerkt, lees je in facturen boeken.

Boekhouding bijhouden: elke maand (30 minuten)

Aan het begin van de maand kijk je terug op de vorige maand:

• Bank afstemmen. Is elke betaling van vorige maand gekoppeld? Een betaling zonder bewijsstuk is een gat in je administratie.
• Openstaande facturen nalopen. Welke klanten hebben nog niet betaald? Stuur een herinnering als de betaaltermijn voorbij is.
• Ontbrekende bonnetjes opvragen. Mist er een factuur, vraag dan een kopie aan de leverancier.
• Abonnementen en vaste lasten controleren. Kloppen de bedragen en gebruik je alles nog?
• Btw en belasting apart zetten. Maak de btw van deze maand en een deel van je winst over naar een spaarrekening. Die btw is niet van jou.
• Facturen van vorige maand verstuurd? Werk dat in de vorige maand af was, factureer je nu uiterlijk de 15e.

Een rekenvoorbeeld voor het apart zetten: je factureert in een maand € 4.000 plus 21% btw en hebt € 300 plus 21% btw aan kosten. Dan zet je € 840 − € 63 = € 777 btw apart. Hoeveel inkomstenbelasting je later betaalt, hangt af van je totale winst en je aftrekposten.

Elk kwartaal: je btw-aangifte

Doe je aangifte per kwartaal, dan moeten je aangifte en betaling uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn:

Met administratie- of boekhoudsoftware kun je de aangifte vanaf de 24e van de laatste maand van het kwartaal indienen. Heb je elke week en maand bijgehouden, dan is de aangifte vooral een kwestie van controleren. Hoe je die invult, lees je in btw-aangifte doen.

Tel aan het eind van het kwartaal ook je uren op. Voor de zelfstandigenaftrek heb je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar nodig. Zo zie je op tijd of je op koers ligt.

Waarom een vaste routine werkt

Je bent vrij in hoe en wanneer je je administratie bijhoudt. Wel moet de Belastingdienst hem binnen een redelijke termijn kunnen controleren, en de basisgegevens bewaar je zeven jaar. Een wekelijks moment houdt het werk klein: een bonnetje van deze week vind je makkelijker terug dan een van drie maanden geleden. Daarnaast zie je elke maand hoe je bedrijf ervoor staat.

Ben je nieuw met boekhouden, begin dan bij wat is boekhouden.

Met Ombora heb je deze checklist niet nodig

Ombora neemt het werk van je boekhouder en je boekhoudprogramma over en regelt alles op de achtergrond. Een vast moment per week of per maand is dan niet meer nodig. Via de bankkoppeling worden je transacties direct bijgewerkt. Ombora haalt facturen uit je mail, koppelt bonnetjes aan betalingen, volgt openstaande facturen op en vraagt alleen iets als er echt iets ontbreekt. Je ziet steeds wat er gebeurt. Je btw-aangifte wordt voorbereid en pas na jouw akkoord ingediend.