Gepubliceerd op
Wat is administratie en wat is het verschil met boekhouding?
Administratie is alles wat je over je onderneming vastlegt en bewaart, van facturen en contracten tot je urenregistratie. Je boekhouding is het financiële deel daarvan: je inkomsten, uitgaven en belastingen, met bewijsstukken. Je boekhouding hoort dus bij je administratie, maar niet alles in je administratie is boekhouding.
Wat is administratie?
Administratie is alles wat je over je onderneming vastlegt en bewaart, op papier of digitaal. Volgens de Belastingdienst horen alle gegevens over je onderneming bij je administratie. Dat zijn onder meer:
- verkoopfacturen en inkoopfacturen;
- bonnetjes en kasadministratie;
- bankafschriften;
- contracten, offertes en zakelijke e-mails;
- je urenregistratie en zakelijke kilometers;
- je belastingaangiftes en post van de Belastingdienst.
Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden. Je gebruikt hem voor je belastingaangiftes en om te zien hoe je bedrijf ervoor staat.
Wat is het verschil tussen administratie en boekhouding?
Je boekhouding is het financiële deel van je administratie. In je boekhouding leg je elke inkomst en uitgave vast, met het bewijsstuk erbij. Je administratie is breder: daar horen ook stukken bij die geen geld bewegen, zoals een contract of je urenregistratie.
| Administratie | Boekhouding | |
|---|---|---|
| Wat | Alle gegevens over je onderneming | Het financiële deel: inkomsten, uitgaven en belastingen |
| Voorbeelden | Contracten, offertes, urenregistratie, e-mails, facturen | Geboekte facturen, bonnetjes en bankbetalingen |
| Waarvoor | Bewijs, afspraken en controles | Btw-aangifte, winst en inzicht in je cijfers |
Een voorbeeld: je spreekt met een klant een uurtarief van € 80 af en werkt in een maand 20 uur. Het contract en je 20 uur horen bij je administratie. De factuur van € 1.600 plus € 336 btw boek je in je boekhouding. Je urenregistratie bewijst het aantal uren als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Lees in wat is boekhouden wat je boekhouding precies bijhoudt en hoe dat in de praktijk werkt.
Waarom het verschil ertoe doet
Het verschil bepaalt wat je waar bewaart, niet of je het bewaart. De Belastingdienst kan je hele administratie willen zien, ook de stukken die niet in je boekhouding staan. Twee voorbeelden:
- Je uren. Voor de zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk maken dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming werkt. Dat bewijs je met je urenregistratie, agenda of facturen, niet met je boekhouding.
- Je bewijsstukken. Een boeking zonder factuur of bonnetje is moeilijk te verantwoorden. Voor btw-aftrek moet je kunnen aantonen hoeveel btw je leverancier heeft berekend.
Je bent vrij in hoe je je administratie inricht, zolang de Belastingdienst hem binnen een redelijke termijn kan controleren. De basisgegevens bewaar je zeven jaar, gegevens over onroerende zaken tien jaar.
Administratie en boekhouding zelf doen of uitbesteden?
Als zzp’er mag je je administratie en boekhouding zelf bijhouden. Een accountant is pas verplicht als je bedrijf groot is, met onder meer meer dan 50 werknemers. Kies je voor hulp, dan zie je twee soorten adviseurs:
| Boekhouder | Accountant | |
|---|---|---|
| Opleidingseisen | Geen wettelijke eisen | Moet aan opleidingseisen voldoen |
| Tuchtrecht | Nee | Ja |
| Aansprakelijkheidsverzekering verplicht | Nee | Ja |
Doe je het zelf, dan lees je hoe je begint, lees je in boekhouding als zzp’er opzetten.
Administratie en boekhouding met Ombora
Ombora neemt het werk van je boekhouder en je boekhoudprogramma over. Het haalt facturen uit je mail, verzamelt je bonnen, koppelt ze aan je banktransacties en verwerkt alles in je boekhouding. Je contracten en afspraken onthoudt het ook, zodat je administratie en boekhouding op één plek staan. Ontbreekt er iets, dan vraagt Ombora erom. Belangrijke beslissingen, zoals het indienen van je btw-aangifte, gebeuren pas na jouw akkoord.