Gepubliceerd op
Zzp-administratie opzetten: zo zet je je boekhouding op als zzp’er
Je zzp-administratie zet je op in een paar stappen: je kiest hoe je boekhoudt, regelt een vaste plek voor je facturen en bonnetjes, houdt je uren bij en spreekt een vast moment af om alles bij te werken. Begin daarmee op de dag dat je start, ook als je nog weinig omzet hebt.
Zzp-administratie opzetten in 5 stappen
- Kies hoe je boekhoudt: zelf in Excel of met een boekhoudprogramma, of je huurt een boekhouder in.
- Regel je bankzaken: besluit of je een zakelijke rekening opent.
- Maak één vaste plek voor je bewijsstukken: verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnetjes.
- Houd je uren en kilometers bij vanaf je eerste werkdag.
- Plan een vast moment om je boekhouding bij te werken, bijvoorbeeld elke week.
Begin hiermee zodra je start. Kosten en uren van voor je inschrijving tellen ook mee: bewaar de bewijzen daarvan. De btw over die aanloopkosten kun je terugvragen binnen zes maanden na het jaar waarin je ze maakte.
Boekhouding als zzp’er: Excel, programma of uitbesteden?
Je mag je boekhouding inrichten zoals het bij je onderneming past. De Belastingdienst moet hem wel binnen een redelijke termijn kunnen controleren.
| Excel | Boekhoudprogramma | Boekhouder | Ombora | |
|---|---|---|---|---|
| Wat jij doet | Alles invoeren, koppelen en uitrekenen | Bonnetjes uploaden en betalingen koppelen | Stukken aanleveren en vragen beantwoorden | Voorstellen goedkeuren; je stukken worden automatisch ingeladen |
| Btw-aangifte | Zelf uitrekenen | Overzicht uit het programma | Door je boekhouder | Door Ombora, na jouw akkoord |
| Kosten | Geen of laag | Een abonnement per maand | Het hoogst | Veel lager dan een boekhouder |
| Tijd | Veel | Minder | Weinig | Nauwelijks |
Boekhouden in Excel werkt als je weinig facturen hebt. Maak dan per kwartaal een tabblad voor verkopen, een voor kosten en een voor je uren. Je rekent je btw en winst zelf uit.
Een boekhoudprogramma neemt een deel van het rekenwerk over. Let bij het kiezen op functies die bij je bedrijf passen: factureren, een btw-overzicht, hulp bij je aangifte inkomstenbelasting en een koppeling met je bank.
Uitbesteden mag ook. Een accountant is alleen verplicht voor grote bedrijven, dus als zzp’er kies je zelf of je een boekhouder of accountant inschakelt.
Zakelijke rekening en bewijsstukken
Met een eenmanszaak is een zakelijke rekening meestal niet verplicht. Of je je privérekening voor je bedrijf mag gebruiken, bepaalt je bank. Veel banken verbieden dat in hun voorwaarden, dus kijk eerst wat jouw bank toestaat. Met een aparte rekening zie je in één oogopslag welke betalingen zakelijk zijn. Lees meer in zakelijk en privé gescheiden houden.
Bewaar elk bewijsstuk op één vaste plek, digitaal of in een map:
- Verkoopfacturen: maak ze met opeenvolgende nummers, bijvoorbeeld met de factuurgenerator van Ombora.
- Inkoopfacturen en bonnetjes: sla ze direct op, ook als je ze per mail krijgt.
- Bankafschriften: download ze of koppel je bank aan je boekhouding.
Wat je in je administratie bewaart en hoe lang, lees je in wat is boekhouden.
Uren en kilometers bijhouden
Wil je zelfstandigenaftrek, dan moet je aannemelijk maken dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming werkt. Over een heel jaar is dat gemiddeld zo’n 24 uur per week, of 27 uur als je zes weken vrij neemt. Niet alleen je declarabele uren tellen mee, ook de tijd voor je administratie. Start je halverwege het jaar, dan moet je die 1.225 uur in de rest van het jaar halen: bij een start op 1 juli is dat ruim 47 uur per week.
Houd je uren bij in je agenda of een urenoverzicht, met per dag de klant of taak. Gebruik je je eigen auto zakelijk, noteer dan ook je zakelijke ritten. Per zakelijke kilometer mag je een vast bedrag van je winst aftrekken.
Zzp-administratie zonder zelf te boekhouden
Ombora neemt het werk van je boekhouder en je boekhoudprogramma over. Je koppelt je bank en stuurt bonnetjes via WhatsApp of e-mail. Ombora haalt facturen uit je mail, koppelt ze aan je transacties en houdt je boekhouding automatisch bij. Je ziet steeds wat er gebeurt, en Ombora vraagt om wat ontbreekt. Je btw-aangifte wordt voorbereid en pas na jouw akkoord ingediend.