Facturen boeken: zo verwerk je je eerste inkomsten en uitgaven

Wat is een verkoopfactuur en wat is een inkoopfactuur?

• Een verkoopfactuur stuur je zelf naar een klant. Die levert je inkomsten op: omzet plus btw die je aan de Belastingdienst afdraagt.
• Een inkoopfactuur ontvang je van een leverancier. Die is een uitgave: kosten plus btw die je onder voorwaarden terugvraagt.
• Een bonnetje van een zakelijke aankoop boek je net als een inkoopfactuur als kosten.

Een klant die je factuur nog niet heeft betaald, heet een debiteur. Een leverancier die jij nog moet betalen, is een crediteur. Samen vormen ze je openstaande facturen.

Facturen boeken in 4 stappen

1. Maak of bewaar de factuur. Op een verkoopfactuur staan onder meer een opeenvolgend factuurnummer, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Met de factuurgenerator van Ombora staat dat er vanzelf op.
2. Leg de factuur vast. Noteer de datum, het nummer, de klant of leverancier, wat het is, het bedrag exclusief btw en de btw.
3. Kies een categorie. Omzet, of een soort kosten zoals software, reiskosten of kantoorkosten. Zo zie je later waar je geld naartoe gaat.
4. Koppel de betaling. Komt het geld binnen of gaat het eraf, vink de factuur dan af. Wat overblijft, zijn je openstaande facturen.

Voor een inkoopfactuur leg je deze gegevens vast:

• de factuurdatum en het factuurnummer;
• de naam en het adres van de leverancier;
• een duidelijke omschrijving van wat je hebt gekocht;
• het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag, per btw-tarief.

Zonder factuur kun je niet aantonen hoeveel btw je leverancier heeft berekend. Bewaar inkoopfacturen en bonnetjes daarom direct.

Voorbeeld: je eerste maand boeken

Je bent zelfstandig tekstschrijver. In november 2026 gebeurt dit:

• 3 november: je stuurt een klant een factuur van € 2.000 plus 21% btw. De klant betaalt op 24 november.
• 5 november: je betaalt € 150 plus 21% btw voor een flexplek.
• 18 november: je koopt een vakboek van € 40 plus 9% btw. Boeken vallen onder het 9%-tarief.

In je boekhouding ziet dat er zo uit:

Tussen 3 en 24 november staat je klant als debiteur in je boekhouding. Op 24 november koppel je de betaling van € 2.420 aan de factuur en is hij niet meer open.

Zet de btw van € 384,90 apart: die is niet van jou. Je betaalt hem met je btw-aangifte over het vierde kwartaal. Meer over het rekenen met btw lees je in btw berekenen.

Inkomsten en uitgaven: waar je op let

• Factuurdatum telt, niet de betaaldatum. Voor veel zzp’ers geldt het factuurstelsel: je geeft de btw aan in het tijdvak van de factuur, ook als je klant later betaalt. Lees meer in wat is btw.
• Verstuur facturen op tijd. Aan een Nederlandse zakelijke klant stuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering.
• Alleen zakelijke kosten. Een uitgave die je ook privé gebruikt, zoals je telefoon, boek je alleen voor het zakelijke deel. Lees hoe je dat aanpakt in zakelijk en privé gescheiden houden.
• Niet alles is direct kosten. Koop je een bedrijfsmiddel zoals een laptop van € 450 of meer, dan schrijf je het af: je verdeelt de kosten over meerdere jaren.

Facturen boeken zonder zelf te boeken

Ombora neemt het werk van je boekhouder en je boekhoudprogramma over. Het maakt en verstuurt je facturen, haalt inkoopfacturen uit je mail en verwerkt de bonnetjes die je via WhatsApp stuurt. Via de bankkoppeling ziet Ombora wanneer een klant betaalt en volgt het openstaande facturen op. Je ziet steeds wat er in je boekhouding gebeurt. Belangrijke beslissingen, zoals je btw-aangifte indienen, gebeuren pas na jouw akkoord.