Wat zijn debiteuren en crediteuren? Betekenis en verschil

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn klanten van wie je nog geld moet ontvangen. Je hebt je werk gedaan en een factuur gestuurd, maar het geld staat nog niet op je rekening. Eén klant die je nog moet betalen, heet een debiteur.

Een klant is dus niet altijd een debiteur. Betaalt een klant direct, bijvoorbeeld met een pin of iDEAL, dan is er niets openstaand. Pas als je een factuur stuurt met een betaaltermijn, ontstaat een debiteur.

Wat zijn crediteuren?

Crediteuren zijn leveranciers aan wie jij nog moet betalen. Je hebt een inkoopfactuur ontvangen, bijvoorbeeld voor je flexplek of software, maar je hebt hem nog niet betaald. Eén leverancier die jij nog moet betalen, heet een crediteur.

Ezelsbruggetje: een debiteur heeft een debt (schuld) bij jou. Een crediteur geeft jou krediet: die levert eerst en laat je later betalen.

Het verschil tussen debiteuren en crediteuren

Hetzelfde bedrijf kan allebei zijn. Doe je werk voor een drukkerij en laat je er ook flyers drukken, dan is de drukkerij tegelijk je debiteur en je crediteur.

Voorbeeld: een debiteur en een crediteur

Je bent zelfstandig fotograaf.

• 1 oktober: je stuurt een klant een factuur van € 1.000 plus € 210 btw, met een betaaltermijn van 14 dagen. Vanaf nu is de klant een debiteur voor € 1.210.
• 3 oktober: je ontvangt een factuur van een fotolab voor € 300 plus € 63 btw. Het fotolab is nu een crediteur voor € 363.
• 10 oktober: je betaalt het fotolab. Het is geen crediteur meer.
• 15 oktober: de klant heeft nog niet betaald. De factuur is over de termijn, dus je stuurt een herinnering.
• 20 oktober: de klant betaalt. De factuur is afgehandeld en de klant is geen debiteur meer.

Het bijhouden en opvolgen van openstaande facturen heet debiteurenbeheer. Hoe je facturen en betalingen vastlegt, lees je in facturen boeken.

Debiteurenbeheer: zo zorg je dat klanten betalen

1. Zet een betaaltermijn op elke factuur. Heb je met een zakelijke klant niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Met een andere onderneming mag je meestal maximaal 60 dagen afspreken. Is je klant een groot bedrijf, dan moet die jou als zelfstandige binnen 30 dagen betalen. Met de factuurgenerator van Ombora staat de termijn er vanzelf op.
2. Stuur een herinnering. Is de vervaldatum voorbij, stuur dan een vriendelijke herinnering met het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe datum. Vaak is de factuur gewoon vergeten.
3. Stuur een aanmaning. Betaalt de klant nog steeds niet, stuur dan een aanmaning. Is je klant een consument, dan moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen voordat je kosten mag rekenen. Bij een zakelijke klant is dat niet verplicht.
4. Reken incassokosten en rente. Betaalt een zakelijke klant te laat, dan heb je recht op een vergoeding voor incassokosten van minimaal € 40 en op wettelijke handelsrente over de periode na de betaaltermijn. Laat je klant wel weten dat je die rente rekent. In een contract kun je andere afspraken maken. De details staan bij Ondernemersplein.

Loop je openstaande facturen elke week of maand na. Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans dat je je geld nog krijgt.

Dubieuze debiteuren en oninbare facturen

Een dubieuze debiteur is een klant van wie het onzeker is of die nog betaalt, bijvoorbeeld omdat het bedrijf failliet is of al maanden niet reageert. Staat vast dat je je geld niet meer krijgt, dan is de factuur oninbaar.

• Btw terugvragen. Gebruik je het factuurstelsel, dan heb je de btw op de factuur al afgedragen. Staat vast dat de klant niet meer betaalt, of is de factuur een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet betaald, dan vraag je die btw terug in je btw-aangifte. Je trekt daarbij het onbetaalde bedrag af van je omzet. Gebruik je het kasstelsel, dan heb je over een onbetaalde factuur nog geen btw betaald en valt er niets terug te vragen.
• Betaalt de klant later toch? Dan geef je de btw over het ontvangen bedrag alsnog aan, in de aangifte over de periode waarin het geld binnenkomt.
• Afboeken. Haal de oninbare factuur ook uit je debiteuren, zodat je boekhouding geen geld laat zien dat niet meer binnenkomt.

Bewaar je debiteuren- en crediteurenadministratie 7 jaar: de Belastingdienst rekent die tot de basisgegevens van je administratie.

Moet je dit zelf bijhouden?

Nee. Met Ombora hoef je niet bij te houden wie je debiteuren en crediteuren zijn. Ombora haalt inkoopfacturen uit je mail, ziet via de bankkoppeling wanneer een klant betaalt en volgt openstaande facturen voor je op. Je ziet steeds wat er openstaat, en belangrijke beslissingen gebeuren pas na jouw akkoord.