Btw-aangifte doen: stap voor stap voor zzp’ers

Je kunt de aangifte zelf invullen in Mijn Belastingdienst Zakelijk of je boekhouding en aangifte uit handen geven. Met Ombora kun je dat werk geautomatiseerd laten verzorgen, van het verwerken van je facturen en bonnen tot het indienen van je aangifte na jouw akkoord.

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

De Belastingdienst bepaalt over welke periode je aangifte doet. Dat heet je aangiftetijdvak. De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte; per maand of per jaar komt ook voor. Je vindt jouw tijdvak en deadlines in de aangiftebrief en in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Voor ondernemers die in Nederland zijn gevestigd, gelden voor de kwartalen van 2026 deze uiterste aangifte- en betaaldatums:

Zowel de aangifte als je betaling moet op tijd binnen zijn. Versturen of een betaalopdracht klaarzetten is dus niet hetzelfde als op tijd ontvangen.

De eerste keer aangifte doen

Als starter krijg je bericht over je eerste aangifte. Soms moet je die op papier doen. Volg dan de instructies in de brief, ook als latere aangiften wel online gaan.

Heb je nog geen aangifte ontvangen terwijl je wel btw moet betalen? Vraag er dan zelf een aan bij je belastingkantoor, binnen één maand na het tijdvak waarover je moet betalen. De regels voor je eerste aangifte leggen uit wat je moet doen als je juist btw terugkrijgt.

Ook aangifte doen zonder omzet

Staat er een aangifte voor je klaar, dan moet je die ook indienen als je geen omzet had. Heb je helemaal niets om aan te geven, dan doe je een nihilaangifte, ook wel 0-aangifte genoemd. Je beantwoordt de openingsvraag ‘Hebt u in dit tijdvak iets aan te geven?’ dan met ‘Nee’ en verstuurt de aangifte.

Geen omzet betekent niet automatisch dat je overal nul invult. Heb je wel zakelijke inkopen met aftrekbare btw? Dan neem je die voorbelasting mee. Betaal je bijvoorbeeld € 100 plus 21% btw voor zakelijke software van een Nederlandse leverancier, dan is dat € 100 × 21% = € 21 btw. Als je volledig recht op aftrek hebt en verder niets hoeft aan te geven, krijg je via de aangifte € 21 terug: € 0 verschuldigde btw − € 21 voorbelasting = − € 21.

Wat heb je nodig voor je btw-aangifte?

Je aangifte begint bij een bijgewerkte administratie. Verzamel voor het tijdvak:

• Verkoopfacturen: de omzet exclusief btw en de btw-bedragen, uitgesplitst naar tarief en btw-behandeling.
• Inkoopfacturen en bonnen: de btw die je onder voorwaarden mag aftrekken.
• Creditfacturen en correcties: bijvoorbeeld een bedrag dat je aan een klant hebt terugbetaald.
• Bijzondere transacties: zoals zakelijke diensten uit het buitenland en facturen met ‘btw verlegd’.
• Eventuele correcties voor privégebruik: bijvoorbeeld voor een zakelijke auto in de laatste aangifte van het jaar.

Voor aftrek moet de aankoop onder meer voor je belaste activiteiten zijn gebruikt, daadwerkelijk aan je zijn geleverd en moet je over een geschikte btw-factuur beschikken. Btw op privé-uitgaven of inkopen voor vrijgestelde omzet is niet zomaar aftrekbaar. Bekijk bij twijfel de voorwaarden voor btw-aftrek.

Ombora kan je facturen en bonnen verzamelen en verwerken, en ontbrekende informatie bij je opvragen. Zo hoef je voor de aangifte niet zelf al je documenten door te lopen en bedragen bij elkaar te zoeken.

Welke datum bepaalt in welk kwartaal een factuur hoort?

Werk je met het factuurstelsel, zoals bij gewone opdrachten voor zakelijke klanten? Dan bepaalt meestal de factuurdatum in welk tijdvak je de btw over je verkoop aangeeft. Het moment waarop je klant betaalt, is daarvoor niet bepalend.

Stuur je bijvoorbeeld op 25 september 2026 een factuur voor een afgeronde ontwerpopdracht en betaalt de klant op 10 oktober? Dan hoort de btw bij het derde kwartaal van 2026.

Voor vooruitbetalingen, te laat verstuurde facturen en het kasstelsel gelden andere regels. Lees welke datum geldt bij het factuurstelsel.

Zo vul je de btw-aangifte in

1. Log in en kies het juiste tijdvak

Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk. Heb je een eenmanszaak? Dan kun je met DigiD inloggen. Voor bijvoorbeeld een bv of vof gebruik je eHerkenning. Welke manier bij jouw rechtsvorm past, vind je bij de hulp bij inloggen.

Kies ‘Btw’ en vervolgens ‘Btw-aangifte’. Open de aangifte voor het juiste tijdvak en controleer je gegevens.

2. Vul je omzet en de bijbehorende btw in

Bij gewone Nederlandse verkopen vul je de omzet exclusief btw en het btw-bedrag apart in. Dat doe je per tarief:

Voor buitenlandse transacties en bijzondere situaties zijn er andere rubrieken. Een btw-vrijstelling is ook iets anders dan omzet met 0% btw: zet vrijgestelde omzet niet automatisch in rubriek 1e. De toelichting bij de btw-aangifte 2026 beschrijft wat in elke rubriek thuishoort.

3. Vul je aftrekbare voorbelasting in

In rubriek 5b vul je de btw in die je over zakelijke inkopen mag aftrekken. Je vult daar het aftrekbare btw-bedrag in, niet het hele aankoopbedrag.

De aangifte telt de verschuldigde btw uit de eerdere rubrieken op bij 5a. Daar gaat de voorbelasting van 5b vanaf. Het verschil moet je betalen of krijg je terug.

De € 500 aan inkopen uit dit voorbeeld zet je dus niet in 5b. Daar hoort alleen de € 105 aftrekbare btw. Wil je begrijpen hoe je btw uit een bedrag haalt of erbij optelt? Gebruik de uitleg en calculator bij btw berekenen.

In de aangifte vul je btw-bedragen in hele euro’s in. Afronden mag in je voordeel. Moet je bijvoorbeeld € 210,75 btw aangeven, dan mag je € 210 invullen. Bij € 42,20 aftrekbare voorbelasting mag je € 43 invullen.

4. Controleer en verstuur

Controleer voordat je verzendt:

• Heb je het juiste tijdvak gekozen?
• Sluit de omzet aan op je verkoopadministratie en staat die exclusief btw in de aangifte?
• Heb je alleen btw afgetrokken waarop je recht hebt?
• Zijn creditfacturen, buitenlandse transacties en verlegde btw verwerkt?
• Klopt het bedrag dat je moet betalen of terugkrijgt?

Verstuur daarna de aangifte en bewaar de ontvangstbevestiging en een kopie van de ingevulde aangifte. De officiële invulhulp laat de schermen van Mijn Belastingdienst Zakelijk zien.

Waar vul je verlegde btw en buitenlandse transacties in?

Btw verlegd betekent dat de afnemer de btw aangeeft in plaats van de leverancier. Het maakt voor de aangifte uit of jij de btw naar je klant verlegt of juist een inkoopfactuur met verlegde btw ontvangt.

• Jij verlegt btw naar een Nederlandse klant: je geeft die omzet aan bij 1e, als de binnenlandse verleggingsregeling op de transactie van toepassing is.
• Een Nederlandse leverancier verlegt btw naar jou: de vergoeding en verschuldigde btw horen bij 2a. De btw trek je bij 5b af voor zover je recht op aftrek hebt.
• Je koopt een zakelijke dienst uit een ander EU-land met btw naar jou verlegd: je geeft de vergoeding en de zelf berekende Nederlandse btw aan bij 4b. Bij recht op aftrek komt de btw ook in 5b.

Bij diensten die je zelf aan een ondernemer in een ander EU-land levert, kan onder voorwaarden 3b en een opgaaf ICP nodig zijn. Diensten uit landen buiten de EU kunnen onder voorwaarden in 4a horen. Voor bijvoorbeeld diensten rond onroerend goed bestaan uitzonderingen. Bepaal daarom eerst welke btw-regel geldt; een buitenlandse klant of leverancier is op zichzelf onvoldoende. De uitleg over verleggingsregelingen en inkopen uit andere EU-landen helpt bij het kiezen van de juiste rubriek.

Je aangifte is verstuurd: betalen of terugkrijgen

Btw betalen

Je aangifte versturen regelt de betaling niet automatisch. Moet je btw betalen, dan maak je het bedrag zelf over met het betalingskenmerk van dat tijdvak. Dat vind je onder meer in het overzicht van je ingestuurde aangiften en bij het betaaloverzicht van je aangifte. Gebruik de actuele betaalgegevens van de Belastingdienst.

Heb je via Mijn Belastingdienst Zakelijk aangifte gedaan? Dan kun je binnen de betaaltermijn ook met iDEAL | Wero betalen. Dit kan bij een aangiftebedrag van maximaal € 50.000, als je voldoende saldo hebt en je bank deze betaalmethode ondersteunt.

Btw terugkrijgen

Is je aftrekbare voorbelasting hoger dan je verschuldigde btw? Dan krijg je volgens je aangifte btw terug. De Belastingdienst stuurt hierover binnen acht weken na ontvangst van je aangifte een brief. Het geld staat vervolgens binnen één week na de datum van die brief op je rekening. Lees meer over btw terugkrijgen.

Uitstel of te laat: wat kun je doen?

Kun je uitstel krijgen voor je btw-aangifte?

Normaal gesproken niet. Alleen bij een ernstige calamiteit kan de Belastingdienst uitstel geven. Vraag dat vóór de inleverdatum schriftelijk aan bij je belastingkantoor. Heb je nog geen reactie en nadert de deadline? Doe dan alsnog op tijd aangifte. Een aanvraag betekent niet dat je uitstel hebt gekregen. Bekijk de voorwaarden voor uitstel van btw-aangifte.

Je hebt te laat aangifte gedaan

Dien je aangifte zo snel mogelijk alsnog in. Ook als je geen omzet had of btw terugkrijgt.

Voor het indienen geldt een coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum. Komt je aangifte binnen die termijn binnen, dan krijg je geen aangifteverzuimboete. Daarna bedraagt de gewone boete voor te laat aangifte doen in 2026 € 82. Bij bijvoorbeeld herhaald verzuim kan een hogere boete gelden. De coulancetermijn verandert je oorspronkelijke deadline niet.

Heb je al een naheffingsaanslag met een geschat btw-bedrag ontvangen? Doe alsnog aangifte en volg de vervolgstappen voor jouw naheffingsaanslag. Je hoeft niet automatisch de hele schatting te betalen, maar zelf een ander bedrag overmaken lost de aanslag en eventuele boetes ook niet op.

Je hebt te laat betaald

Te laat betalen wordt apart beoordeeld. Een tijdig ingediende aangifte voorkomt dus niet automatisch een betaalverzuimboete.

Betaal je binnen zeven kalenderdagen na de betaaldatum en was je vorige aangifte op tijd en volledig betaald? Dan krijg je normaal geen betaalverzuimboete, maar wel een verzuimmededeling. Buiten die coulance is de gewone betaalverzuimboete in 2026 3% van het te laat betaalde bedrag, met minimaal € 50 en maximaal € 6.709. Voor bijzondere situaties kunnen andere boetes gelden.

Voorbeeld: je betaalt € 2.000 btw pas na die zeven kalenderdagen en valt onder de gewone boeteregel. De boete is dan € 2.000 × 3% = € 60. Dat ligt tussen het minimum en maximum. Je betaalt de € 2.000 btw plus € 60 boete: € 2.060.

Je kunt het bedrag niet betalen

Doe de aangifte wel op tijd. Uitstel van aangifte en uitstel van betaling zijn verschillende regelingen. Neem bij betalingsproblemen contact op met de Belastingdienst om te bespreken welke mogelijkheid bij jouw situatie past. Ga niet uit van automatisch vier maanden uitstel: kort uitstel van betaling is voor btw die je rechtstreeks op aangifte moet betalen niet beschikbaar; dat kan pas bij een naheffingsaanslag en als je aan de voorwaarden voldoet.

Bijzondere situaties en fouten in je aangifte

Je doet mee aan de KOR

Bij deelname aan de Nederlandse kleineondernemersregeling doe je normaal geen periodieke btw-aangifte en trek je geen btw over je inkopen af. Toch kan een incidentele aangifte nodig zijn, bijvoorbeeld bij bepaalde buitenlandse transacties. Bekijk de gevolgen van deelname aan de KOR. Zonder omzet zitten is iets anders dan deelnemen aan de KOR.

Je ontdekt een fout na het versturen

Een btw-correctie van maximaal € 1.000 verwerk je in je eerstvolgende aangifte, in de rubriek waar het bedrag thuishoort. Gaat het om meer dan € 1.000? Dan stuur je zo snel mogelijk een suppletie, uiterlijk binnen acht weken nadat je de fout ontdekte. De Belastingdienst kan al eerder zelf achter de fout komen; acht weken is geen gegarandeerde boetevrije periode. Lees hoe je een btw-aangifte corrigeert.

Voorbeeld: je bent € 21 aftrekbare btw op een Nederlandse inkoopfactuur vergeten. In je volgende aangifte heb je € 105 aftrekbare voorbelasting. Je neemt de correctie bij 5b mee: € 105 + € 21 = € 126. Het gaat om het btw-verschil, niet om de totale waarde van de vergeten aankoop.

Je boekhouding en btw-aangifte uit handen geven

Je kunt btw-aangifte zelf doen, maar je kunt ook je boekhouding én aangifte laten verzorgen. Ombora neemt dat werk geautomatiseerd over: facturen en bonnen verzamelen, verwerken in je administratie, ontbrekende informatie opvragen en je btw-aangifte voorbereiden.

Je krijgt een voorstel dat je kunt controleren. Na jouw akkoord dient Ombora de aangifte in en bewaart het de bevestiging. Zo hoef je niet zelf alle bedragen bij elkaar te zoeken en de aangifterubrieken in te vullen.

Ombora is nog in ontwikkeling. Via de homepage kun je je aanmelden om te horen wanneer je kunt beginnen.