Gepubliceerd op
Wat is een grootboekrekening? Uitleg met voorbeelden
Een grootboekrekening is een vaste categorie in je boekhouding waarop je alle boekingen van één soort verzamelt, zoals omzet, telefoonkosten of je zakelijke bankrekening. Alle grootboekrekeningen samen vormen het grootboek. Daaruit volgen je balans en je winst-en-verliesrekening.
Wat is een grootboek?
Het grootboek is het overzicht van al je grootboekrekeningen. Elke boeking in je boekhouding komt op minstens twee grootboekrekeningen terecht. Betaal je bijvoorbeeld je telefoonrekening, dan gaat het geld af van de grootboekrekening Bank en komt het bij op Telefoonkosten.
Per grootboekrekening zie je zo in één oogopslag het totaal. Hoeveel heb je dit jaar aan telefoon uitgegeven? Hoeveel staat er op de bank? Dat lees je af zonder door al je bonnen te bladeren.
De Belastingdienst noemt het grootboek een van de basisgegevens van je administratie. Je bewaart het 7 jaar, net als je in- en verkoopadministratie.
Soorten grootboekrekeningen
Er zijn twee soorten grootboekrekeningen:
| Soort | Waarvoor | Voorbeelden | Komt op |
|---|---|---|---|
| Balansrekeningen | Bezittingen, schulden en eigen vermogen | Bank, kas, inventaris, debiteuren, crediteuren, te betalen btw, lening | Balans |
| Resultatenrekeningen | Opbrengsten en kosten | Omzet, inkoop, reiskosten, software, telefoonkosten | Winst-en-verliesrekening |
Een balansrekening loopt door van jaar tot jaar: het banksaldo op 31 december is het beginsaldo op 1 januari. Een resultatenrekening begint elk jaar weer bij nul, omdat je winst per jaar wordt berekend.
Grootboekrekening voorbeelden en nummers
Elke grootboekrekening heeft een nummer en een naam. De lijst met al je grootboekrekeningen heet het rekeningschema. Veel boekhoudprogramma’s groeperen de nummers per soort. Daar is ook een Nederlandse standaard voor: het Referentie GrootboekSchema (RGS). Dat geeft elke grootboekrekening een vaste referentiecode, zodat boekhoudprogramma’s, accountants en de Belastingdienst dezelfde indeling herkennen. Een vereenvoudigd voorbeeld van zo’n indeling:
| Nummer | Grootboekrekening | Soort |
|---|---|---|
| 0100 | Inventaris | Balans |
| 0500 | Eigen vermogen | Balans |
| 1100 | Bank | Balans |
| 1300 | Debiteuren | Balans |
| 1600 | Crediteuren | Balans |
| 1800 | Te betalen btw | Balans |
| 4500 | Telefoon en internet | Resultaat |
| 4600 | Reiskosten | Resultaat |
| 8000 | Omzet | Resultaat |
De nummers in de tabel zijn een voorbeeld; de precieze nummers verschillen per boekhoudprogramma. RGS is niet verplicht, maar de Belastingdienst ondersteunt het. Voor een zzp’er volstaan meestal een paar tientallen grootboekrekeningen.
Welke grootboekrekening gebruik je?
Vraag je bij elke boeking af wat het is:
- Iets wat je bezit of schuldig bent? Dan is het een balansrekening, zoals bank, inventaris of lening.
- Iets wat je verdient? Dan boek je het op omzet.
- Iets wat je uitgeeft voor je werk? Kies de kostenrekening die het beste past, zoals reiskosten of software.
Twijfel je, kies dan steeds dezelfde rekening voor hetzelfde soort uitgave. Dan kun je je kosten per jaar vergelijken. Let op bij dure aankopen: een bedrijfsmiddel van € 450 of meer boek je niet direct als kosten, maar op een balansrekening, en je schrijft het af. Hoe je een boeking op twee grootboekrekeningen tegelijk vastlegt, lees je in debet en credit.
Moet je zelf grootboekrekeningen kiezen?
Nee. Met Ombora hoef je niet te weten wat een grootboekrekening is. Ombora verwerkt je facturen, bonnen en betalingen en zet elke boeking op de juiste plek in je boekhouding. Ontbreekt er informatie, dan vraagt Ombora het je. Belangrijke beslissingen gebeuren pas na jouw akkoord.