Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Welke kosten zijn aftrekbaar als zzp’er? Zakelijke kosten op een rij
Als zzp’er trek je kosten af die je maakt voor je onderneming, zoals software, vakliteratuur, zakelijke reizen en je telefoon voor zover je die zakelijk gebruikt. Sommige kosten zijn beperkt aftrekbaar, zoals zakenlunches. Privékosten, gewone kleding en boetes trek je niet af.
Wanneer zijn kosten zakelijk?
Een uitgave is zakelijk als je hem doet voor je onderneming. De vraag is steeds: zou je dit ook kopen als je geen bedrijf had? Een vakboek, een licentie voor ontwerpsoftware of een treinkaartje naar een klant: zakelijk. Je wekelijkse boodschappen of een nieuwe winterjas: privé.
Zakelijke kosten verlagen je winst. Over minder winst betaal je minder inkomstenbelasting. Daarnaast vraag je de btw op zakelijke kosten terug als voorbelasting.
Je moet wel kunnen laten zien dat je de kosten echt hebt gemaakt. Bewaar daarom van elke uitgave de factuur of bon. Lees hoe in bonnetjes bewaren.
Welke kosten zijn aftrekbaar?
| Kosten | Aftrekbaar | Toelichting |
|---|---|---|
| Software en abonnementen | Volledig | Boekhouding, ontwerpsoftware, cloudopslag |
| Vakliteratuur en lidmaatschap beroepsvereniging | Volledig | Boeken en tijdschriften over je vak |
| Openbaar vervoer, taxi en vliegtuig voor zakelijke reizen | Volledig | Bewaar je kaartje of reishistorie |
| Eigen auto voor zakelijke ritten | € 0,25 per km in 2026 | Brandstof en parkeren zitten erin |
| Werkkleding | Volledig | Alleen echte werkkleding |
| Cursus om je vak bij te houden | Volledig | Een opleiding voor nieuwe kennis meestal niet |
| Zakenlunches en -diners | Beperkt | Drempel of 80%, zie representatiekosten |
| Telefoon en internet die je ook privé gebruikt | Zakelijk deel | Zie gemengde kosten |
| Laptop, camera of meubels van € 450 of meer | Via afschrijving | Verdeeld over een aantal jaren, zie afschrijving berekenen |
| Gewone kleding, kapper, boetes | Niet | Ook niet als je ze voor je werk gebruikt |
| Werkkamer in je eigen huis | Meestal niet | Alleen in uitzonderlijke gevallen |
Softwareabonnementen en andere terugkerende kosten
Veel zzp’ers betalen elke maand voor software, opslag of een telefoonabonnement. Die kosten boek je als kosten in de periode waar ze over gaan. Een maandabonnement van € 20 plus € 4,20 btw boek je elke maand als € 20 kosten. De € 4,20 btw vraag je terug.
Let op bij abonnementen van buitenlandse aanbieders. Staat er geen Nederlandse btw op de factuur, dan is de btw vaak verlegd naar jou. Je geeft hem dan aan en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Lees hoe dat werkt in btw verlegd.
Zet terugkerende kosten één keer goed op in je boekhouding, op dezelfde grootboekrekening. Dan zie je per jaar wat je aan abonnementen uitgeeft en welke je kunt opzeggen.
Voorbeeld
Tim is UX-designer. In 2026 heeft hij deze kosten:
| Kosten | Bedrag zonder btw | Aftrekbaar |
|---|---|---|
| Ontwerpsoftware en opslag | € 900 | € 900 |
| Vakboeken en een congresticket | € 450 | € 450 |
| 2.000 zakelijke kilometers met eigen auto | € 500 | |
| Zakenlunches | € 600 | € 480 (80%) |
| Nieuwe winterjas | € 250 | € 0 |
| Totaal aftrekbaar | € 2.330 |
Tim kiest bij de lunches voor 80% aftrek, omdat hij ver onder de drempel van € 5.700 blijft.
Kosten bijhouden met Ombora
Met Ombora hoef je niet te onthouden welke kosten aftrekbaar zijn. Je stuurt een foto van een bon of factuur, en Ombora boekt de kosten op de juiste plek, vraagt de btw terug waar dat mag en houdt rekening met beperkt aftrekbare kosten. Twijfelt Ombora of iets zakelijk is, dan vraagt het het je. Belangrijke beslissingen gebeuren pas na jouw akkoord.