Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Btw terugvragen op zakelijke kosten: zo werkt voorbelasting
Je vraagt btw op zakelijke kosten terug via je btw-aangifte. Die btw heet voorbelasting: je trekt hem af van de btw die je zelf aan klanten rekent, zodat je alleen btw afdraagt over het verschil. Je hebt daarvoor een factuur op je naam nodig, en de aankoop moet zakelijk zijn.
Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is de btw die je zelf betaalt op zakelijke aankopen. Je rekent btw aan je klanten en draagt die af aan de Belastingdienst. De btw die je zelf betaalt, trek je daarvan af. Je betaalt dus alleen het verschil.
Voorbeeld: Noor is illustrator. In het tweede kwartaal factureert ze € 6.000 plus € 1.260 btw. Ze koopt een tekentablet van € 800 plus € 168 btw en betaalt € 40 btw aan softwareabonnementen.
| Bedrag | |
|---|---|
| Btw die Noor aan klanten rekende | € 1.260 |
| Af: voorbelasting (€ 168 + € 40) | − € 208 |
| Te betalen aan de Belastingdienst | € 1.052 |
Heeft Noor in een kwartaal meer voorbelasting dan btw over haar omzet, bijvoorbeeld door een grote aankoop, dan krijgt ze het verschil terug.
Zo vraag je btw terug
Je vraagt btw terug in je gewone btw-aangifte:
- Verzamel je inkoopfacturen en bonnen van het kwartaal.
- Tel de btw op van alle zakelijke aankopen.
- Vul het totaal in bij rubriek 5b, voorbelasting.
- Bewaar de facturen. De Belastingdienst kan erom vragen, en je moet ze 7 jaar bewaren.
Ben je net gestart? Ook de btw op kosten van vóór de start kun je vaak terugvragen. Lees meer in aanloopkosten.
Voorwaarden om btw terug te vragen
Je mag btw alleen aftrekken als:
- de aankoop zakelijk is en je hem gebruikt voor omzet waarover je btw rekent, ook 0% of btw verlegd;
- je een juiste factuur hebt met btw, op je naam en adres;
- de goederen of diensten echt aan jou geleverd zijn.
Voor kleine bedragen tot € 100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur of bon genoeg. Je moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat jij de koper bent, bijvoorbeeld met een betaling vanaf je zakelijke rekening.
Welke btw mag je niet terugvragen?
| Uitgave | Btw terugvragen? |
|---|---|
| Eten en drinken in een restaurant of café | Nee |
| Privé-uitgaven | Nee |
| Kosten voor vrijgestelde omzet, zoals bepaalde zorg of les | Nee |
| Relatiegeschenken en giften boven € 227 per persoon per jaar | Nee, voor het hele bedrag |
| Aankopen die je deels privé gebruikt, zoals een telefoon | Alleen het zakelijke deel |
| Je doet mee aan de KOR | Nee, helemaal niet |
Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan vraag je alleen de btw over het zakelijke deel terug. Hoe je dat verdeelt, lees je in gemengde kosten.
Fout gemaakt?
Ben je een factuur vergeten, of heb je te veel btw teruggevraagd? Tot € 1.000 verwerk je de correctie in je volgende aangifte. Boven € 1.000 dien je een suppletie in. Zie btw-aangifte corrigeren.
Btw terugvragen met Ombora
Met Ombora hoef je niet zelf de btw van al je bonnen op te tellen. Je stuurt een foto van een bon of een factuur, en Ombora leest de btw uit, controleert of hij aftrekbaar is en zet hem klaar in je btw-aangifte. Twijfelt Ombora, dan vraagt het je om uitleg. Je aangifte gaat pas de deur uit na jouw akkoord.