Bonnetjes bewaren: hoe lang, digitaal en wat als je een bon kwijt bent

Hoe lang bewaar je bonnetjes?

Als ondernemer heb je een bewaarplicht. Je bewaart je administratie, inclusief bonnetjes en facturen, 7 jaar. Voor stukken over onroerende zaken geldt 10 jaar.

Bonnetjes zijn het bewijs voor je zakelijke kosten en voor de btw die je terugvraagt. Vraagt de Belastingdienst ernaar en heb je ze niet, dan kan de aftrek vervallen.

Bonnetjes digitaal bewaren

Je mag bonnetjes digitaal bewaren. Dat is vaak zelfs beter: papieren kassabonnen vervagen na een paar maanden. Let op deze punten:

1. Scan of fotografeer de hele bon, inclusief datum, winkel, bedrag en btw.
2. Controleer of alles leesbaar is. Een scan moet een juiste en volledige weergave zijn van het origineel.
3. Bewaar digitale facturen in de vorm waarin je ze kreeg. Een pdf-factuur bewaar je als pdf, niet als afdruk.
4. Zet ze op een veilige plek met een back-up, en zorg dat je ze 7 jaar kunt openen.

Als de scan klopt, mag je de papieren bon weggooien.

Een vaste routine

Het makkelijkst is om een bon direct te verwerken: foto maken op het moment dat je betaalt, of meteen bij thuiskomst. Wacht je tot het einde van het kwartaal, dan zoek je je suf in je tas en je mailbox. Een wekelijkse routine voorkomt dat.

Geef je bestanden een duidelijke naam, bijvoorbeeld 2026-03-14 Treinkaartje Utrecht 12,40. Of stuur de foto naar Ombora: dat leest de bon uit, koppelt hem aan de betaling op je bankrekening en vraagt erom als er bij een betaling een bon ontbreekt.

Bon of factuur kwijt?

Raak je een bon kwijt, dan is dat op te lossen:

1. Vraag een kopie aan. Webwinkels, leveranciers en veel winkels kunnen een duplicaatfactuur sturen. Vaak staat de factuur ook in je account bij de webwinkel.
2. Verzamel ander bewijs, zoals je bankafschrift, de bestelbevestiging of een e-mail met de prijs.
3. Leg vast wat je hebt gekocht, wanneer en waarom het zakelijk was.

Met ander bewijs kun je de kosten vaak nog wel aftrekken voor de inkomstenbelasting. Voor de btw is het lastiger: om btw terug te vragen heb je een juiste factuur nodig. Zonder factuur vraag je de btw dus meestal niet terug.

Voorbeeld: Femke is tekstschrijver en is de bon kwijt van een externe harde schijf van € 120. Haar bankafschrift laat de betaling aan de webwinkel zien. Ze logt in bij de webwinkel en downloadt de factuur opnieuw. Daarmee heeft ze weer een geldige factuur, en vraagt ze de € 25,20 btw gewoon terug.

Bonnetjes bewaren met Ombora

Met Ombora stuur je een foto van een bonnetje, of je stuurt een mail met een factuur door. Ombora leest de bon uit, koppelt hem aan de betaling op je bankrekening en bewaart hem bij je administratie. Ontbreekt er een bon bij een betaling, dan vraagt Ombora je ernaar. Belangrijke beslissingen gebeuren pas na jouw akkoord.