Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Wat moet er op een factuur staan? Alle factuureisen op een rij
Op een factuur staan je naam en adres, die van je klant, je btw-id, je KVK-nummer, een factuurdatum en uniek factuurnummer, wat je hebt geleverd en wanneer, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Mis je een van die gegevens, dan kan je klant de btw niet aftrekken.
Verplichte gegevens op een factuur
De Belastingdienst stelt eisen aan elke factuur die je aan een ondernemer stuurt. Deze gegevens moeten erop staan:
- Je naam en adres: je juridische naam en het adres waar je bedrijf echt gevestigd is. Een postbus alleen is niet genoeg.
- De naam en het adres van je klant.
- Je btw-id: het btw-identificatienummer dat met NL begint.
- Je KVK-nummer.
- De factuurdatum.
- Een factuurnummer: uniek en opeenvolgend. Hoe je dat inricht, lees je in factuurnummering.
- Wat je hebt geleverd: bij een dienst de soort en omvang, bij goederen de soort en hoeveelheid.
- De leverdatum: wanneer je de dienst hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag zonder btw, per btw-tarief apart en waar het past met een prijs per eenheid.
- Het btw-tarief, zoals 21% of 9%.
- Het btw-bedrag.
Zet daarnaast de betalingstermijn en je rekeningnummer op de factuur. Dat is niet verplicht voor de btw, maar je klant weet dan wanneer en waarheen hij moet betalen.
Voorbeeld van een factuur
Sanne is copywriter en schrijft in april teksten voor een website. Haar factuur ziet er zo uit:
| Onderdeel | Op de factuur |
|---|---|
| Van | Sanne de Vries Tekst, Lindelaan 12, 3521 AB Utrecht |
| Btw-id en KVK | NL001234567B01, KVK 87654321 |
| Aan | Studio Noord B.V., Havenstraat 4, 1011 AA Amsterdam |
| Factuurdatum en -nummer | 30 april 2026, 2026-014 |
| Omschrijving | Teksten voor 6 webpagina’s, geleverd in april 2026 |
| Bedrag zonder btw | € 1.200,00 |
| Btw 21% | € 252,00 |
| Totaal | € 1.452,00 |
| Betaling | Binnen 30 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 |
Hoe je het btw-bedrag uitrekent en omrekent tussen inclusief en exclusief, lees je in btw berekenen.
Wanneer gelden andere factuureisen?
In een paar situaties zet je iets anders op je factuur:
| Situatie | Wat verandert |
|---|---|
| Je doet mee aan de KOR | Je rekent geen btw en vermeldt dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Je hoeft geen factuur te sturen, maar je mag het wel |
| Je factuur is € 100 of minder, inclusief btw | Je mag een vereenvoudigde factuur sturen, met minder gegevens |
| Btw verlegd | Je rekent geen btw, vermeldt ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant |
| Klant in een ander EU-land | Er gelden extra eisen, zoals het btw-id van je klant |
| Je klant is een consument | Je bent niet verplicht een factuur te sturen, behalve in een paar gevallen |
Wanneer stuur je een factuur?
Je stuurt je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Rond je een opdracht af in mei, dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 juni. Vraag je een vooruitbetaling, dan stuur je ook daarvoor een factuur. Zie aanbetaling en voorschotfactuur.
Spreek je geen betalingstermijn af met een zakelijke klant, dan moet die binnen 30 dagen betalen. Je mag met een andere ondernemer maximaal 60 dagen afspreken. Betaalt je klant niet op tijd, stuur dan een betalingsherinnering.
Een factuur mag op papier of als pdf. Klopt er iets niet, dan pas je de factuur niet aan, maar stuur je een creditfactuur en een nieuwe factuur. Je bewaart al je facturen 7 jaar.
Een factuur maken zonder fouten
Met de gratis factuurgenerator maak je een factuur waar alle verplichte gegevens al in staan. Met Ombora gaat het nog een stap verder: Ombora maakt je factuur, nummert hem, rekent de btw uit en houdt bij of hij betaald is. Je hoeft de factuureisen dus niet uit je hoofd te kennen. Belangrijke beslissingen, zoals het versturen, gebeuren pas na jouw akkoord.