Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Betalingsherinnering en aanmaning sturen: voorbeeld en regels
Een betalingsherinnering stuur je zodra je klant de betalingstermijn van je factuur heeft overschreden. Betaalt hij dan nog niet, dan volgt een aanmaning met een laatste termijn van 14 dagen. Pas daarna mag je incassokosten rekenen.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Stuur een betalingsherinnering een paar dagen nadat de betalingstermijn op je factuur is verlopen. Heb je geen termijn afgesproken met een zakelijke klant, dan moet die binnen 30 dagen betalen. Tussen ondernemers mag je maximaal 60 dagen afspreken, en een groot bedrijf moet een mkb-ondernemer binnen 30 dagen betalen. Voor consumenten kies je zelf een redelijke termijn. Zet de termijn altijd op je factuur. In de Ombora factuurgenerator kies je de betalingstermijn en wordt de vervaldatum voor je uitgerekend.
Bel je klant eerst als dat kan. Vaak is er een simpele reden: de factuur is kwijt, naar het verkeerde adres gegaan of wacht op goedkeuring. Een telefoontje lost dat sneller op dan een brief.
Wat zet je in een betalingsherinnering?
Houd het kort en vriendelijk. Vermeld:
- Het factuurnummer, de factuurdatum en het bedrag.
- Dat de betalingstermijn is verlopen.
- Een nieuwe termijn, bijvoorbeeld 7 dagen.
- Je rekeningnummer en het verzoek het factuurnummer te vermelden.
- Dat je klant de herinnering kan negeren als hij al heeft betaald.
Voorbeeldtekst:
Beste Mark,
Volgens mijn administratie staat factuur 2026-042 van 3 maart 2026 nog open. Het gaat om € 1.452. De betalingstermijn is op 2 april verlopen. Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89, onder vermelding van het factuurnummer? Heb je inmiddels betaald, dan kun je dit bericht negeren.
Met vriendelijke groet, Sanne
De aanmaning: de laatste stap
Betaalt je klant ook na de herinnering niet, dan stuur je een aanmaning. Daarin staat:
- welke factuur openstaat en dat je al een herinnering hebt gestuurd;
- een laatste betalingstermijn van 14 dagen;
- welke incassokosten je rekent als hij niet binnen die termijn betaalt;
- welke vervolgstappen je zet, zoals een incassobureau.
Stuur de aanmaning per post en per mail en bewaar een kopie. Een aangetekende brief met ontvangstbevestiging geeft extra bewijs.
Herinnering en aanmaning bij zakelijke klanten en consumenten
| Zakelijke klant | Consument | |
|---|---|---|
| Aanmaning verplicht? | Nee, je mag de procedure uit je algemene voorwaarden volgen | Ja, met 14 dagen termijn, en de eerste is gratis |
| Incassokosten | Vanaf de vervaldatum: minimaal € 40 | Pas na de aanmaning en het verstrijken van de 14 dagen |
| Rente | Wettelijke handelsrente | Wettelijke rente |
De incassokosten zijn een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage.
Als je klant echt niet betaalt
Komt er na de aanmaning nog steeds niets binnen, dan kun je een betalingsregeling afspreken, een incassobureau inschakelen of naar de rechter. Welke stappen je hebt en wat je met de btw doet, lees je in onbetaalde factuur. Facturen die nog openstaan, zie je in je debiteurenoverzicht.
Herinneringen met Ombora
Met Ombora hoef je niet zelf bij te houden welke facturen te laat zijn. Ombora ziet welke betalingen binnenkomen en welke facturen nog openstaan. Is de termijn verlopen, dan stelt Ombora een herinnering voor, met de juiste gegevens erin. Versturen gebeurt pas na jouw akkoord.