Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Factuurnummer: regels en voorbeelden voor je factuurnummering
Een factuurnummer is een uniek nummer dat je aan elke factuur geeft. Het is verplicht en zorgt ervoor dat jij, je klant en de Belastingdienst elke factuur kunnen terugvinden; klopt de nummering niet, dan kan je klant de btw mogelijk niet aftrekken. De regel is eenvoudig: je nummert opeenvolgend en elk nummer komt maar één keer voor.
Regels voor factuurnummering
Het factuurnummer is een van de verplichte gegevens op je factuur. De Belastingdienst stelt twee eisen:
- Opeenvolgend: elke nieuwe factuur krijgt het volgende nummer in de reeks.
- Uniek: een nummer komt maar één keer voor.
Je mag zelf kiezen hoe het nummer eruitziet en je mag meer dan één reeks gebruiken. Klopt de nummering niet, dan moet je de facturen corrigeren. Doe je dat niet, dan kan je klant zijn recht verliezen om de btw af te trekken.
Voorbeelden van factuurnummers
| Opbouw | Voorbeeld | Handig als |
|---|---|---|
| Doorlopend nummer | 0001, 0002, 0003 | Je weinig facturen stuurt |
| Jaartal en volgnummer | 2026-001, 2026-002 | Je per jaar overzicht wilt; in 2027 begin je bij 2027-001 |
| Letter, jaartal en volgnummer | F2026-001, C2026-001 | Je facturen en creditfacturen in aparte reeksen houdt |
| Klantcode en volgnummer | NOORD-001, NOORD-002 | Je per klant nummert; elke klantreeks moet dan zelf doorlopen |
Het jaartal vooraan is het meest gebruikt. Je ziet direct uit welk jaar een factuur komt en je kunt elk jaar weer bij 001 beginnen zonder dubbele nummers.
Wil je niet dat klanten aan het nummer zien hoeveel facturen je stuurt? Dan mag je bij een hoger nummer beginnen, zoals 2026-101. Daarna nummer je wel gewoon door.
Veelgemaakte fouten
- Twee facturen met hetzelfde nummer. Dat gebeurt vaak als je facturen kopieert in Word of Excel en vergeet het nummer aan te passen.
- Opnieuw bij 1 beginnen zonder jaartal. Dan heeft je eerste factuur van dit jaar hetzelfde nummer als die van vorig jaar.
- Een factuur verwijderen en het nummer opnieuw gebruiken. Klopt een verstuurde factuur niet, stuur dan een creditfactuur. De oorspronkelijke factuur en het nummer blijven bestaan.
- Nummers overslaan. Dat is niet verboden, maar een gat in de reeks roept vragen op. Noteer waarom een nummer ontbreekt.
Factuurnummer en je boekhouding
Met het factuurnummer koppel je een betaling aan de juiste factuur. Vraag je klant het nummer te vermelden bij de betaling, dan zie je op je bankafschrift direct welke factuur betaald is. Hoe je een factuur daarna verwerkt, lees je in facturen boeken.
Factuurnummers zonder zorgen
Met de gratis factuurgenerator vul je het factuurnummer zelf in. Ombora nummert je facturen automatisch, opeenvolgend en zonder dubbele nummers. Ook creditfacturen krijgen vanzelf een eigen nummer met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Belangrijke beslissingen gebeuren pas na jouw akkoord.