Btw-nummer opzoeken: vind en controleer het juiste nummer

Je eigen btw-nummer opzoeken

Je btw-nummer staat in de brief die je van de Belastingdienst hebt ontvangen. Brief kwijt? Je vindt het btw-nummer ook online:

1. Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
2. Ga naar ‘Btw’.
3. Open ‘Btw-identificatienummer’ en neem je btw-nummer over.

Met een eenmanszaak kun je inloggen met DigiD. Voor bijvoorbeeld een bv of vof gebruik je eHerkenning.

Let op welk nummer je overneemt. Je btw-nummer heet ook btw-identificatienummer of btw-id. In hetzelfde portaal staat je omzetbelastingnummer. Dat gebruik je voor je btw-aangifte en contact met de Belastingdienst, niet op je facturen.

Nog geen btw-nummer ontvangen?

Een btw-nummer aanvragen doe je via je inschrijving bij KVK. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of je ondernemer voor de btw bent: je verkoopt zelfstandig producten of diensten en hebt daar regelmatig inkomsten uit.

Ben je ondernemer voor de btw, dan ontvang je normaal binnen tien werkdagen na de startdatum van je bedrijf je btw-nummer en omzetbelastingnummer. Die termijn begint dus niet altijd op de dag van je KVK-afspraak.

Is de termijn voorbij? Kijk in Mijn Belastingdienst Zakelijk of je btw-nummer al beschikbaar is. Neem contact op met de Belastingdienst als je het btw-nummer ook daar niet vindt.

Het btw-nummer van een ander bedrijf vinden

Het btw-nummer van een klant of leverancier staat vaak op de bedrijfswebsite, een offerte of een factuur. Kun je het btw-nummer daar niet vinden, vraag het bedrijf er dan rechtstreeks om.

Bij KVK kun je geen btw-nummer opvragen. KVK verstrekt geen btw-nummers van andere ondernemers. Een bedrijfsnaam of KVK-nummer is dus niet genoeg om via KVK het bijbehorende btw-nummer te vinden.

Ook VIES zoekt geen btw-nummer bij een bedrijfsnaam. Voor een controle met VIES heb je het btw-nummer al nodig.

Een btw-nummer controleren met VIES

Met VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie, controleer je gratis of een btw-nummer geldig is. Je kunt ook de beschikbare bedrijfsnaam en adresgegevens vergelijken met de gegevens van je klant of leverancier.

Waarom controleer je een btw-nummer?

Een controle is vooral belangrijk als je zakendoet met ondernemers in andere EU-landen. Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land tegen 0% btw? Dan is een geldig buitenlands btw-nummer van je klant een van de voorwaarden. Ook als je de btw over een dienst naar een zakelijke klant in een ander EU-land verlegt, moet je vaststellen dat je klant ondernemer is.

Controleer het btw-nummer daarom voordat je op die manier factureert en bewaar het resultaat. Een geldig btw-nummer betekent op zichzelf niet dat je altijd 0% btw mag rekenen of btw mag verleggen. Controleer ook de voorwaarden voor goederen leveren aan een ondernemer in een ander EU-land of diensten leveren aan een klant in een ander EU-land.

Verkoop je aan een Nederlandse klant en reken je Nederlandse btw? Dan hoeft het btw-nummer van je klant niet op de factuur te staan. Je hoeft dus niet voor iedere Nederlandse verkoop een btw-nummer bij je klant op te vragen. Je eigen btw-nummer vermeld je wél op de factuur. Voor de KOR en vereenvoudigde facturen gelden aangepaste eisen.

Zo voer je de VIES-controle uit

1. Open de VIES-controle en kies het land. Selecteer het land dat bij het btw-nummer hoort.
2. Vul het btw-nummer in. Volg de invoerhulp voor de landcode en controleer de letters en cijfers.
3. Start de controle. Klik op ‘Verificatie’ of ‘Verify’, afhankelijk van de taal van de website.
4. Bekijk het resultaat. Controleer of het btw-nummer geldig is. Vergelijk bij een Nederlands btw-nummer ook de naam en het adres voor zover VIES die toont.
5. Bewaar de uitkomst en de datum. Je kunt zo later laten zien welke controle je hebt uitgevoerd.

VIES biedt ook ruimte voor je eigen land en btw-nummer als aanvrager. Invullen is optioneel.

Wat als het btw-nummer ongeldig is?

Controleer eerst of je het juiste land hebt gekozen en het btw-nummer zonder spaties of punten hebt ingevuld. Blijft de uitkomst ongeldig? Vraag je klant of leverancier het btw-nummer te controleren. Laat het bedrijf zo nodig bij de eigen belastingdienst nagaan waarom het btw-nummer niet geldig wordt verklaard.

Kloppen de getoonde bedrijfsgegevens niet, vraag dan de juiste naam en het juiste adres op. Stel vast welke btw-regels gelden voordat je zonder Nederlandse btw factureert.

Een storing in VIES is iets anders dan een ongeldig btw-nummer. Krijg je een foutmelding dat de dienst niet beschikbaar is? Probeer de controle later opnieuw.

Zo ziet een Nederlands btw-nummer eruit

Een Nederlands btw-nummer bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers.

Je KVK-nummer is een ander nummer: het hoort bij je inschrijving in het Handelsregister. Je omzetbelastingnummer gebruik je bij de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak bevat het omzetbelastingnummer je burgerservicenummer. Zet dat nummer daarom niet op je website of facturen.

Je btw-nummer op een factuur

Op je factuur vermeld je je eigen btw-nummer. Dat is een verplicht factuurgegeven waarmee de Belastingdienst kan vaststellen welke ondernemer de btw in rekening brengt. Ben je ingeschreven bij KVK, dan vermeld je ook je KVK-nummer.

Van je klant zet je de naam en het adres op de factuur. Het btw-nummer van je klant is bij een Nederlandse verkoop met Nederlandse btw niet verplicht. Verleg je de btw, dan vermeld je ook het btw-nummer van je klant en ‘btw verlegd’. Ook als je goederen naar een ondernemer in een ander EU-land vervoert en daarvoor 0% btw toepast, hoort het btw-nummer van je klant op de factuur.

Voor vereenvoudigde facturen en ondernemers die meedoen aan de KOR gelden aangepaste factuureisen. Controleer in die situaties welke factuureisen voor je gelden.

Wil je een factuur maken? Vul je eigen btw-nummer en bedrijfsgegevens in de factuurgenerator in.